Microsoft Teams ermöglicht einen einfachen Einstieg in die Welt der digitalen Zusammenarbeit.
Doch Teams hat ein Problem in mittleren bis größeren Umgebungen: die unkontrollierte Ausbreitung von Informationen in Ihrer M365-Cloud. Zu viele Teams erschweren jedoch die Übersicht und der strukturelle Aufbau geht verloren. Microsoft hat dieser Ausbreitung von Informationen selber den Namen "The Sprawl" gegeben.
Teams Spirit hilft Ihnen, ein globales Verzeichnis für Teams aufzubauen.
Mit unserer Anwendung Teams Spirit können Teams-Landschaften smart verwaltet werden – von der Beantragung über die Verschlagwortung bis zur Einbettung in einen Lifecycle-Prozess. Nutzerinnen und Nutzer sowie Administratoren haben einen besseren Überblick und können die Teams leichter verwalten. Metadaten helfen bei der Identifizierung und Einordnung im Hinblick auf Sicherheits- und Compliance-Aspekte.
Legen Sie fest, welche Kategorien bei der Anlage nötig sind, ob eine Genehmigung erforderlich ist und mit welchem Template Inhalte bereitgestellt werden sollen.
Kim ist Innovationsmanagerin und möchte ein Team für eine Produktneuheit erstellen. Die Vergabe von Metadaten hilft ihr bei der Kategorisierung, der Zuordnung der Kostenstelle und der späteren Einstufung der Vertraulichkeit.
Die Anwenderinnen und Anwender erhalten eine einfache App innerhalb der Teams-Umgebung und haben Zugriff auf die wichtigsten Funktionen.
Marc ist Projektmanager und braucht ein neues Projekt-Team. Er wählt das richtige Template und vergibt Metadaten für Kostenstelle, Abteilung und Vertraulichkeit. Das Team wird automatisch eingerichtet und Kanäle werden gemäß dem Template im Voraus erstellt. Durch die integrierte API werden die Teams aus der Projekt Management Software heraus direkt bei Anlage des Projektes erstellt. Das auffinden alter Projekte anhand der Projektnummer stellt kein Problem dar. Projekte werden nach Abschluss nach einem selbst definierten Workflow abgeschlossen und archiviert.
Bei Anlage eines neuen Teams können Sie über Vorlagen steuern, welche Metadaten für ein Team vergeben werden müssen. Darüber hinaus können Sie Vorgaben aus Beispielteams klonen, Dateivorlagen hinterlegen uvm.
Dabei hilft ein integriertes Antragswesen, welches Sie auch komplett selbst nach Ihren Wünschen gestalten können (siehe PowerAutomate).
Durch Regeln können Sie auf Veränderungen wie Anträge, Metadaten, das Hinzufügen von Gästen etc. reagieren. Wir bieten viele Standardaktionen, mit der Sie Ihre Teams-Umgebung einfach verwalten können.
Mit unserer Schnittstelle zu PowerAutomate können Sie bestimmen, was im Faller einer Veränderung passieren soll.
Damit ist es z. B. möglich, einen Projektbericht nach Beendigung eines Projektes automatisch anzufordern, etwas in eine Drittanwendung (CRM, SAP etc.) zu übergeben oder eine Genehmigung zur Archivierung des gesamten Teams von den Besitzern einzuholen. Mit unserer REST-Schnittstelle ist es natürlich auch möglich, von Drittanwendungen gesteuert werden zu können. Damit ist es z. B. möglich, aus SAP heraus automatisch ein Team mit Metadaten (z. B. Auftragsnummer) anzulegen oder es zu archivieren.
Endlich können Sie Teams nahtlos in Ihre Anwendungslandschaft und die damit verbundenen Prozesse integrieren.
